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1、机关公文文号编制规则即是国家行政机关公文格式。
2、 国家行政机关公文格式是国家规定的行政机关公文的格式。
3、 基本定义 本标准采用下列定义。
4、 3.1 字 word 标识公文中横向距离的长度单位。
5、一个字指一个汉字所占空间。
6、 3.2 行 line 标识公文中纵向距离的长度单位。
7、本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行;公文标准以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。
8、 4 公文用纸主要技术指标 公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2-80g/m的胶纸印刷纸或复写纸。
9、纸张白度为85%—90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5—9.5。
10、 5 公文用纸幅面及版面尺寸 5.1 公文用纸幅面尺寸 公文用纸张采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm，尺寸的允许偏差见GB/T 148。
11、 国家行政机关公文格式5.2 公文页边与版心尺寸 公文用纸天头(上白边)为：37mm±1mm 公文用纸订口(左白边)为：28 mm±1mm 版心尺寸为：156 mm×225mm(不含页码) 6 公文中图文的颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。
12、 排版规格 7.1 排版规格 正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。
13、 7.2 制版要求 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。
14、 7.3 印刷要求 双面印刷;页码套正，两面误差不得超过2mm。
15、黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。
16、印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。
17、 7.4 装订要求 公文应左侧装订，不掉页。
18、包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。
19、两页页码之间误差不超过4mm。
20、骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。
21、平订钉锯与书 间的距离为3mm~5mm;无坏钉、漏钉、重钉，针脚平伏牢固;后脊不可散页明订。
22、裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。
23、 8 公文中各要素标识规则 本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。
24、 置于公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。
25、 眉首设置 8.1.1 公文份数序号 公文份数序号号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序 编号。
26、如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1号。
27、 8.1.2 秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角 第1行，两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用”★”隔开。
28、 8.1.3 紧急程度 如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角 第1行，两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
29、 8. 1。
30、4 发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加”文件”组成;对一些特定 的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。
31、发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。
32、对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。
33、如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识(见图三)。
34、 发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。
35、字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22 mm×15mm(高×宽)。
36、 联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布;如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
37、 8.1.5 发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。
38、发文机关标识 下空2行，用3号仿宋体字，居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，用六角“[ ]”括入;序号不编虚位(即1不编为O01)，不加“第”字。
39、 发文机关之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
40、 8.1.6 签发人 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。
41、发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
42、 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签 支人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序 依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名 处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。
43、 8.2 主体 8.2.1 公文标题 红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布;回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
44、 8.2.2 主送机关 标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。
45、如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
46、 8.2.3 公文正文 主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。
47、数字、年份不能回行。
48、 8.2.4 附件 公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿字体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。
49、附件如有序号使用阿拉伯数码 (如“附件：1.×××××”);附件名称后不加标点符号。
50、附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。
51、如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
52、 8.2.5 成文日期 用汉字将年、月、日标全;“零”写为“O”;成文日期的标识位置见8.2.6。
53、 8.2.6 公文生效标识 公文生效标识是证明公文效力的表现形式。
54、它包括发文机关印章或签署人姓名。
55、公文生效标识有以下两种情况，一种是单一发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。
56、 8.2.6.1 单一发文印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成 文日期。
57、成文日期右空4字;加盖印章应上距正文l行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。
58、 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上; 当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。
59、 8.2.6.2 联合行文印章 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文日期，印章用红色。
60、只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。
61、两印章间互不相交或相切，相距不超过3MM。
62、 当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。
63、主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章，均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
64、 8.2.6.3 特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
65、 8.2.7 附注 公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。
66、 8.3 版记 8.3.1 主题词 “主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号;词目用3号小标宋体字;词目之间空1字。
67、 8.3.2 抄送机关 公文如有抄送机关，在主题词下l行;左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号;抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。
68、如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
69、 8.3.3 印发机关和印发日期 位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占l行位置;用3号仿宋体字。
70、印发机关左空l字，印发日期右空1字。
71、印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
72、 8.3.4 版记中的反线 版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。
73、 8.3.5 版记的位置 版记应置于公文最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。
74、 页码设置 用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行， 数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。
75、单页码居右空l字，双页码居左空1字。
76、空白页和空白页以后的页不标识页码。
77、 10 公文中表格 公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
78、 公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四(可放分送，不放页码)应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页(封四)上。
79、 特定格式 11.1 信函式格式 发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定;发文机关全称下4mm处为一条武文线 (上粗下细)，距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗) ，两条线长均为170mm。
80、每行居中排28个字。
81、首页不显示页码。
82、发文机关名称及双线均印红色。
83、发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。
84、发文字号下空l行标识公文标题。
85、如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下l行版心左边缘顶格标识。
86、两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。
87、 11.2 命令格式 命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。
88、命令标识上边缘距版心上边 缘20mm，下边缘空2行居中标识令号;令号下空2行标识正文; 正文下空1行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务;联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。
89、在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。
90、其他要素从本标准相关要素说明。
91、 11.3 会议纪要格式 会议纪要标识由“××××××会议纪要”组成。
92、其标识位 置同8.l.4，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。
93、会议纪要不加盖印章。
94、其他要素从本标准相关要素说明。
95、 12 式样 A4型公文用纸页边及版心尺寸见图1;公文首页版式见图2; 上报公文首页版式见图3;公文末页版式见图4;联合行文公文末 页版式1见图5;联合行文公文末页版式2见图6。
96、 (摘自中国标准出版社《国家行政机关 公文格式》GB/T9704一1999)。
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